2 Schritte für bessere Workflows

Beratung und Unterstützung mit Fachwissen aus der Praxis

Anhang-Details Prozessoptimierung

Schlecht durchdachte Abläufe kosten Zeit und vor allem Geld. Mit folgenden 2 Praxis-Tipps für ihre Workflows, erzielen Sie todsicher grandiose Fortschritte.

1. Analysieren Sie Durchlauf- und Bearbeitungszeiten.

Anhand von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten können Sie sehr schnell Ineffizienzen in ihren Workflows und Prozessen aufzeigen. Wenn Sie den Ablauf des Prozesses dokumentieren, nehmen Sie direkt alle Zeiten, die für die Tätigkeit benötigt werden mit in die Unterlagen auf. Beispielsweise: Wie lange braucht ein Mitarbeiter für die Kontrolle und das Verpacken einer Ware?

Versuchen Sie die kompletten Durchlaufzeiten zu ermitteln. Wie lange dauert es bis ein Kunde sein fertiges Produkt in der Hand hält? Von der Anfrage bis hin zur abgeschickten Rechnung sollten Sie jeden Schritt peinlichst genau analysieren und dokumentieren. Wartet der Kunde 3 Tage auf die Beantwortung seiner Anfrage, ist dieser Vorgang nicht nur viel zu lang, im schlimmsten Fall verlieren Sie ihn auch noch an einen Wettbewerber. Infolgedessen haben Sie schon einen ersten Hinweis auf einen ineffizienten Prozess gefunden.

Überprüfen und vergleichen Sie die Bearbeitungszeiten mit der tatsächlichen Durchlaufzeit. Beträgt die Bearbeitungszeit beispielsweise 6 Stunden, die Durchlaufzeit aber 3 Tage, dann ist der Prozess hochgradig ineffizient. Aufgaben die länger auf einem Schreibtisch oder in irgendeinem Postfach herumliegen, als bearbeitet zu werden, sollten umgehend überarbeitet werden. Unnötige Liegezeiten sind pure Verschwendung, kosten Geld und infolgedessen oft auch Kunden.

Führen Sie ein Pull-Prinzip als Grundsäule der Bearbeitungsstruktur in Ihrem Unternehmen ein.

Bedeutet:

Der Mitarbeiter reicht seine fertigen Unterlagen nicht länger an den nächsten Kollegen weiter, sondern sein Nachfolger holt sich die Unterlagen, die er benötigt, sobald er Kapazitäten dafür frei hat. Klingt erstmal nicht bahnbrechend, vereinfacht und beschleunigt bestehende Abläufe jedoch nachweisbar. Abläufe sollten vom Kunden aus gedacht werden – denn dieser gibt den Takt für die Fertigung vor.

2.Klären Sie die Verantwortlichkeiten

Prozesse können nur effizient funktionieren, wenn jeder weiß, was seine Aufgaben, Zuständigkeiten und Kompetenzen sind. In Deutschland organisiert man dies nach dem sogenannten „DEMI-Modell“

  • D steht für Durchführungsverantwortung: Wer führt die Arbeit durch und hat die Verantwortung? (Beispielsweise eine Anfrage bearbeiten).
  • E steht für Ergebnisverantwortung: Wer muss bei schlechten Ergebnissen dafür gerade stehen? (z. B. der Abteilungsleiter)
  • M steht für Mitarbeit: Welcher Mitarbeiter ist an dem Prozess beteiligt und auch erforderlich?
  • I steht für Informieren: Wer muss die Dokumentation über diesen Prozess am Ende bekommen? Beispielsweise der Geschäftsführer).

Feste Spielregeln sind in jedem Bereich des Unternehmens wichtig. Legen Sie die richtigen fest und halten Sie sich an diese – dann kann schon fast nichts mehr Schiefgehen.

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