Das Reifegradmodell als Werkzeug zur Prozessoptimierung – was macht es und wie benutze ich es?

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Prozessmanagement

Was versteht man unter Reifegradmodell?

Das Reifegradmodell wurde im Jahr 1977 von Paul Hersey und Ken Blanchard als Teilaspekt ihrer Theorie des Situativen Führens entwickelt und sollte Führungskräften dabei helfen den richtigen Führungsstil bei den richtigen Mitarbeitern einzusetzen. Dieses Werkzeug zur Prozessoptimierung lässt sich mit entsprechenden Anpassungen auf jeden Bereich eines Unternehmens übertragen und anwenden.

Mit einem Reifegradmodell lassen sich Prozesse in verschiedensten Bereichen bewerten, um sie schließlich mit einer klaren Priorität und Schritt-für-Schritt in die Verbesserung überführen zu können. Mit diesem Modell lässt sich schnell feststellen, wie effizient ein Prozess ist und wie gut er bereits im Unternehmen etabliert ist. In den meisten Fällen umfasst ein Reifegradmodell 5 Stufen denen die Prozesse anhand von fest definierten Bedingungen zugeordnet werden können.

Auf der Grafik unterhalb ist der Aufbau eines Reifegradmodells einmal vereinfacht dargestellt.

Diese vereinfachte Darstellung stellt die verschiedenen Reifegrade der Prozesse innerhalb eines Unternehmens oder einer einzelnen Abteilung dar. Anhand dieser Kriterien kann man nun weitere Bedingungen für die Bewertung der einzelnen Reifegrade herbeiziehen. Diese könnten wie folgt lauten:

GRAD 1

  • Ständige Chaos-Beseitigung.
  • Ziele werden nicht erreicht.
  • Nur schlechte oder fehlende IT-Schnittstellen.

GRAD 2

  • Mitarbeiter müssen eigene Erfahrung einbringen.
  • Einfache Prozesse werden zur Routine und als solche akzeptiert.
  • Teilweise Unterstützung durch IT.

GRAD 3

  • Standardisierte Prozesse und Arbeitsroutinen.
  • Die Mitarbeiter befolgen und verstehen Prozessabläufe- und Vorgaben.
  • Optimierte Prozesse durch klare Definitionen.
  • Ausreichende IT-Schnittstellen.

GRAD 4

  • Überwachte Prozesse mit ständiger Bewertung und Kontrolle.
  • Probleme und Abweichungen werden wahrgenommen und aktiv beeinflusst.
  • Fest etablierte IT-gesteuerte Unterstüzungsprozesse.

GRAD 5

  • Probleme werden frühzeitig erkannt und bereits in der Entstehung Isoliert.
  • Prozesse unterliegen ständiger Verbesserung.
  • Mitarbeiter wirken aktiv und selbstständig an Prozessoptimierungen mit.
  • IT-Systeme unterstützen Prozesse in allen Bereichen.

Ein solches Prozess-Benchmarking ist kein Selbstzweck, sondern dient allen Beteiligten als analytisches Mittel der Beobachtung und Bewertung von Prozessen und ihrer kontinuierlichen Verbesserung. Eine zeitnahe Visualisierung der Prozessgrößen und des Prozess-Reifegrades ist für alle Beteiligten von besonders großer Bedeutung. Das informiert einerseits die Nutzer der Prozesse über das Ergebnis „ihres“ Prozesses und kann andererseits die Mitarbeiter für eigens angestoßene Prozessverbesserungen motivieren.

Ein Reifegradmodell ist ein wichtiges Werkzeug auf dem Weg zu einem effizienten Unternehmen mit verantwortungsbewussten Mitarbeitern – nutzen Sie es!

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